案例分享丨高校数字化职称评聘思路
在教育信息化理念不断革新、信息技术能力快速迭代的时代背景下，数字化转型已成为高校实现教育现代化的重要支撑。在高校早期信息化建设过程中，为快速响应学校在教学、科研、管理等场景中的迫切需求，各业务部门普遍以烟囱式、孤岛化方式建设独立的业务信息系统。在缺少顶层设计规划的背景下，相关工作逐渐在跨部门的业务协同性与数据共享性上出现瓶颈性问题，影响师生办公、办事体验感。如何有效实现服务便利化、管理高效化成为高校数字化转型的重要目标。
为加快学校数字化转型进程，促进形成主动服务、多元协同、高效运行、科学决策、智能监管的教育现代化治理模式，浙江大学于2021年启动了“一事一表一库一平台”数字化改革工程。在过去三年全校信息化统筹指挥的持续推进下，学校以业务需求为导向，精简办事流程、打通数据壁垒、加强跨域协同，稳步推动师生重点关注的一件事”改革。本文将以“职称评聘一件事”为切入点，详细阐述浙江大学在多元协同模式下职称评聘工作数字化改革的思路与路径，以期为高校探索核心业务数字化转型提供借鉴与参考。
01
职称评聘
填表难、审核繁、评审慢
职称评聘是高校教师评价的主要方式，也是教师晋升发展的重要通道，关系到人才发展导向、学科骨干选拔和师资队伍稳定。浙江大学（以下简称“浙大”）作为综合型双一流大学，年度职称评聘工作重要且复杂。因其具有申报人数体量大、业绩填写内容多、评聘审核流程长等特点，而成为学校数字化转型过程中重点关注的攻关事项。具体来看，学校每年参与职称申报人数超过千人，申报环节填写的个人业绩信息涵盖了教学授课、论文、专利、著作、成果奖励、科研及教改项目等多维度评价要素，审核环节包括学院、学部、校级多层级人事部门的参评资格与业绩认定，评审环节涉及校外专家送审、多轮次校内专家的资料评阅与评审投票。
由于缺乏精简、高效的数字化能力支撑，往年的职称评聘工作对职称申报教师、人事部门、校内外评审专家等不同的业务参与主体展现了使用上的不友好性。例如，教师在每次职称申报过程中均需要在人事管理系统的业绩申报表单中重复填报个人过往业绩信息，并提交大量纸质佐证材料，而大量相关信息往往由教务、科研等归口管理部门掌握；人事部门在审核环节需要对申报人参评资格及业绩信息进行人工逐一核对认定，申报人和审核人疲于应对各种业绩材料的来回反复，导致审核效率低、评聘工作持续时间拉长。
在评审环节，一方面，人事部门需要筹备各类纸质校外送审材料及校内评审会议材料，耗费人力、物力、财力，同时评审专家需要针对不同申报人的纸质材料进行业绩评阅与比较；另一方面，根据职称评聘相关规定，评审专家组需对申报人员进行匿名投票表决，而目前投票、统分和计票均需由工作人员线下手工完成并进行二次复核，耗时较长。因此，职称评聘过程中的填表难、审核繁、评审慢问题一直以来都是学校人事部门和广大教职工期待解决的焦点性问题。
02
多元协同
提升职称评聘改革实效
浙大始终坚持“师生的时间是学校最宝贵的财富”的理念，高度关注师生实际需求。为积极响应国家数字化转型号召和浙江省“最多跑一次”要求，浙大全面推进学校数字化改革。作为改革攻关重点事项，“职称评聘一件事”以多元协同的理念为引领，通过健全数据共享复用、强化业务流程协同、促进线下业务转型等多种措施并举，逐步推动申报、审核、评审环节业务的便利化、精简化、高效化，切实提升教师体验感、获得感、幸福感。
健全数据共享复用
职称申报中涉及的教师业绩数据覆盖广、时间跨度长，仅依靠人事信息系统无法解决跨部门间数据协同性问题。健全数据共享复用机制是解决教师业绩申报过程中填报重复、繁杂困境的必然途径。在数据共享机制实施中，教师相关信息被划分为权威源数据与非权威源数据。其中，权威源数据指数据由归口管理部门作为唯一的权威源提供数据供给，数据可靠性与准确性可信赖，具体包括教师基本信息、本科生及研究生教务信息、科研项目信息等；非权威源数据指数据无部门归口管理，一般由教师个人提供或网络公开来源获取，具体包括论文、专利、著作等学术成果数据。数据权威源属性的不同决定了数据共享复用机制设计思路的差异性。
图1 浙大权威源数据汇聚共享机制
图1为浙大权威源数据汇聚共享机制。归口管理部门对下辖业务的数据进行管理、维护和共享，并对数据的准确性和可靠性负责。如人事部门负责提供教师基本情况、岗位及职务信息，教务部门负责提供教师对本科生、研究生的授课与指导信息，科研与社科院负责提供纵向、横向科研项目及成果获奖信息。相关数据以API接口或数据中间库形式共享至学校公共数据平台。公共数据平台通过数据采集、清洗、标准化、存储后形成面向全校开放的公共数据目录。在职称申报开始前，人事部门根据数据范围和时间跨度等参数要求向公共数据平台发起数据共享调用。数据使用层面，权威源数据一般在权威源系统中发起修改，数据使用部门不得对相关数据进行增、删、改等操作；确有业务开展需要的，修改后的数据仅可留存在当前系统中，而不能回写至公共数据平台，从而保证权威源单一性的基本原则，防止出现数据不一致问题。
图2 非权威源数据融合共享机制
职称申报所需填写的业绩信息除权威源数据外，还涉及以学术成果数据为主的非权威源数据。该类数据由教师个人录入或从外部公开成果平台获取，并在校内职称评聘、评奖评优、导师资格申报等各类业务场景中完成审核确认。由于缺少归口管理的数据来源不唯一、质量不够高，非权威源数据的共享复用需要建立在复杂的多元协同数据融合机制基础之上。如图2所示，学术成果数据从外部公开成果平台上被获取、清洗后存储至公共数据平台，并以个人数字档案平台为入口提供教师成果认领后完成相关数据的初步筛选与确认，从而为后续各部门的数据共享需求奠定基础。在职称评聘过程中，学术成果数据被共享至人事管理系统后依次经过页面填充、教师修改、审核确认。评聘结束后，数据再次回传至公共数据平台，并由该平台完成来自多源头数据的整体融合。为解决多源头数据融合时数据冲突与重复性问题，不同业务系统间必须基于全局性ID编码分配规则的协同来保证新增或修改后的非权威源数据在进行数据融合时记录的唯一性。
学校健全数据共享复用机制，通过跨部门的数据多元协同、整合和共享，消除数据孤岛问题，使得教师在职称申报过程中跨年度、跨系统业绩信息的复用填充成为可能，并以业务开展与数据治理相辅相成的方式形成数据共享链路的良好闭环。
强化业务流程协同
图3 职称评聘业务流程协同
为更好促进教师职业发展，学校根据人员类别和岗位差异设立了不同系列的职称晋升发展通道。如图3所示，在单系列的评聘流程中，环节一般包括个人申报、资料审核、申报公示、述职测评、参评公示、校外送审、校内评审、结果公示等多个节点，且不同系列间流程又具有一定差异性。
根据职称评聘工作系列多、流程长、响应要求高的特点，学校通过多种技术措施相结合，进一步加强了业务流程间的紧密协同。一是基于工作流引擎，构建人事管理系统的流程管控体系，支撑业务流程的自定义搭建与审核环节角色及权限的灵活指派，从而快速响应不同系列职称评审流程的定制化需求。二是借助学校消息平台能力，打通浙大钉、短信、邮件通知等多样式消息提醒功能，加速业务流程审核。三是基于评聘数据的跨域流通，实现了人事管理系统、校外送审系统、评审投票系统三大人事业务系统的流程协同，改变了以人工分批次导入来串联不同业务系统的窘境。
促进线下业务转型
职称评聘过程中，专家评审因具有高度的严谨性、严肃性，而一直是人事部门高度重视的一环。往年评审环节中校外专家送审、校内专家评审等相关工作都依托人事部门线下开展，业务效率有待提高。为促进线下业务转型，打造职称评聘工作全流程数字化，学校以评审材料管理、评审投票等业务环节的电子化、线上化为目标，解决评审业务瓶颈性问题。
图4 评审材料电子化管理
如图4所示，评审材料电子化管理面向多角色用户提供服务，解决教师业绩材料的线下提交、线下管理、线下评阅的局限性。面向申报人，模块提供了教师上传并管理个人代表作、论文、著作、专利等电子版业绩材料的入口，并在材料被提交后基于申报系列、职务及所在单位等信息为申报人生成个人专属编码，直接替代了原有提交纸质材料的低效模式。面向人事部门，模块在审核过程中支持人事部门对相关业务材料的查阅、编辑及向申报人发起文件补充邀请，在审核结束后自动将带有个人编码信息的支撑材料推送至评审材料库，在评审结束后可按材料编码分批对相关电子材料进行备份存档或销毁，大幅减少了人事部门在全校申报人材料汇总、整理上的巨大工作量。面向评审专家，模块一方面支持评审材料的在线预览与批注，提高了材料评阅工作的便利性，另一方面通过专家权限的分配和控制，提升了评审材料的安全保密性。
图5 评审投票线上化
职称评聘结果一般由评审专家组在评审会议现场的多轮次投票表决得出。为节省评审专家组的宝贵时间，学校以最小化系统的思路基于投票管理、在线投票、投票统计等功能完成了评审投票线上化建设（如图5所示）。在保证评审投票高效化的同时，学校还针对投票安全性和匿名性要求进行了合法性校验环节的特殊设计。其设计思路是，由评审投票系统事先随机生成投票码，投票开始前，一人一码随机发放，并保证投票码仅对评审专家本人可见；投票开始后，评审专家使用手机或平板设备扫码登录，再凭投票码校验后方可投票。合法性校验通过一人一码一票的方式既保证了投票的唯一性和安全性，又达到了投票无记名、不可追溯的业务要求。
为进一步提供评审投票工作效率，人事管理系统在投票前置环节直接将审核环节具备的职称申报批次及申报对象信息进行跨系统对接，减少了创建投票批次与维护候选对象的工作；评审投票系统在投票结束后将统计结果直接回传至人事管理系统，直接形成了人事管理系统与评审投票系统间的业务协同。
促进线下评审业务转型围绕评审材料电子化管理、评审投票线上化展开，实现了业务形态的变革，补齐了职称评聘业务全流程的瓶颈短板。
03
“职称评聘一件事”成效显著
“职称评聘一件事”围绕申报、审核、评审等业务环节，切实解决教师遇到的困难和问题，并取得了一定成效。从职称申报环节看，数据共享复用机制的健全实现了超过7万条教师业绩申报数据的表单自动填充，数据覆盖本科生授课情况、研究生授课情况、论文、著作、获得专利、成果奖励、主要科研及教改项目、指导研究生条数、指导本科生毕业论文设计等9大类，有效减少表单重复填写，大幅提升教师填报效率。从审核环节看，业务流程协同强化支撑了流程定制化的快速响应，降低了业务审核的等待时间，减少了相关环节人工操作的业务量。从评审环节看，线下业务的转型降低了人事部门在业绩资料管理和送审评审工作筹备上的成本，解决了评审专家评阅材料慢、投票结果等待时间长的问题。
在教育数字化转型的进程中，多元协同已成为解决业务瓶颈性问题的关键。“职称评聘一件事”的实践以用户、系统、数据三大因素的高效协同为路径，稳步推动人事业务转型，成为浙江大学推进业务“一件事”数字化改革的关键举措和典型案例。在“十四五”期间，学校将继续以师生为中心、需求为导向、技术为手段，稳步推动业务数字化转型，助力学校现代化治理水平迈向新的台阶。
来源：《中国教育网络》2023年12月刊
作者：钱喆敏、洪波、林传峰、应鑫迪（浙江大学信息技术中心）
责编：陈永杰
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