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如何用分析思维模型掌控自己的时间?

林骥 林骥
2024-09-27

你好,我是林骥。


2021 年,我开始计划总结 100 种分析思维模型,因为我相信,这些模型能帮我更好地理解一些事物的底层逻辑,更加深刻地洞察世界运行的本质,从而更好地应对各种各样的难题,成为一个更有智慧的人。


截止到 2021 年 8 月底,我累计总结了 26 种模型,然后暂停了很长一段时间,主要是因为我想按照「二八法则」,先熟练掌握并应用其中我认为最重要的 20%,之后再继续丰富和完善自己的模型工具箱。


我认为,一旦有了适用的分析思维模型,就像拿到一幅地图,能指引我们正确地解读信息,从而做出更加明智的决策。


虽然没有任何一个模型可以 100% 地反映真实的世界,但是至少可以帮助我们从噪声中筛选出一些有用的信号,这总比完全处于盲目状态要好。


在应用分析思维模型的过程中,我认识到单一思维模型的局限性,所以会特别注意避免陷入「盲人摸象」的误区:只知道大象的局部特征,而不知道整头大象的样子。


掌握并运用多种不同的思维模型,可以帮我们开拓自己的视野,形成更加科学的整体观点,从而找到更加适合的解决办法。


比如,当我们需要把一根粗粗的木头分成两段的时候,如果手头只有锤子的话,那么可想而知,工作的效率会非常低下。


但是,如果在我的工具箱中,不仅有锤子,而且还有锯子、钻机、磨砂机等工具,那么我就可以从工具箱中拿出锯子,从容地完成锯断木头的目标。


一些当下看起来没用的分析思维模型,其实是因为我们还不知道怎么用。在未来某个时刻,当我们遇到相关问题的时候,可能就会突然联想起来,然后跟其他的分析思维模型一起,组成「多元思维模型」,勾勒出一幅全新的地图,帮助我们抵达目的地。


今天我们开始进入 100 种分析思维模型闯关游戏的第 27 关:艾森豪威尔矩阵


艾森豪威尔是二战期间的五星上将,曾经连任两届美国总统,是一名著名的军事家和政治家,在历史上取得了非常卓越的成就。

为了把任务安排得井井有条,提高工作效率,艾森豪威尔提出了一种系统性的方法,即:通过分清楚任务的轻重缓急,整理出最重要的任务,并找出其中最关键的流程

这种系统性的方法后来被称为艾森豪威尔矩阵,也被称为时间管理优先矩阵,或者叫时间四象限法则,其实就是运用数据分析的细分思维,把任务分成 4 个象限,然后分别采取不同的处理策略。

下面是每个象限对应的时间占比建议示意图:


矩阵上方代表我们生命中非常重要的事情。比如对我来说,深度学习、用心写作和健身运动都是非常重要的事情,需要积极主动地予以更多的关注,投入更多的时间和精力。

然而,一个人的时间和精力是极其有限的,我们不可能马上去做所有重要的事情。所以,我们需要按照任务的紧急程度进行细分,这样就得到了第 ① 象限和第 ② 象限。

第 ① 象限:重要而且紧急(马上做)

比如,一些应急事项、马上就要交的方案、有限期的任务、紧要的会议等。

注意:此类事件不要积压太多,时间占比建议小于 15%,只有这样,才能腾出更多的时间去做重要但不紧急的事。

第 ② 象限:重要但不紧急(专注做)

比如,读书、运动、写作、复盘、提前预防、长期目标、陪伴家人、关系的建立等。

此类事件通常做得越多越好,按照二八法则,建议花 80% 以上的时间专注于第 ② 象限的事情上,因为这类事情非常重要,但是当前并不紧急,所以很多人并没有引起足够的重视,等到它们转移到第 ① 象限时,可能发现为时已晚,导致后悔莫及。

比如,大家都知道锻炼身体的重要性,短期内不锻炼对身体影响不大,但是如果长期缺乏锻炼,等到身体生了大病之后,再去锻炼就已经晚了。

我们在安排这些重要但不紧急的任务时,一定要留有足够多的时间,专注把它们做好。

矩阵下方代表对自己没那么重要的事情,但并不代表对别人也不重要。别人肯定会对你说,这件事对你来说很重要,但真的有那么重要吗?这需要你自己做出判断,并为自己的选择负责。

确认一件事情真的不重要之后,就可以按照紧急的程度,进一步细分成第 ③ 象限和第 ④ 象限。

第 ③ 象限:不重要但紧急(委托做)

比如,一些不重要的电子邮件、不重要的活动、凑热闹的会议等。

此类事件要尽量少做,建议比例控制在 5% 以内,如果条件允许的话,可以委托给其他人或者机器去做,比如,用扫地机器人帮我们扫地,用 Python 帮我们快速完成一些重复的工作,以便节省时间去做更加重要的事情。

第 ④ 象限:不重要不紧急(不要做)

比如,看一些无聊的八卦新闻、刷手机短视频、看长篇电视连续剧、做一些无关紧要的事情等。

此类事情最好少做,建议比例小于 1%,因为它们既不重要也不紧急,所以不做也没什么坏处,做了反而可能会影响你的注意力。

当然,我并不反对进行适当的休闲娱乐活动,而且我认为适当休息是一件很重要的事,关键在于是不是自己主动选择的?

如果是在完成阶段性的目标之后,自己主动选择进行适当的休闲娱乐活动,那么我觉得这是很有必要的,因为劳逸结合才能更加持久和高效。

反之,如果你是被机器算法所控制,一大早就开始不停地刷手机短视频,或者一天花了太多的时间用来看长篇电视连续剧或者小说,那么就需要注意了。

最后的话


对于一件事情重要性的判断,跟一个人的价值观有关,不同的人看重的东西不一样,所以并没有统一的标准答案,关键是要明确自己的目标,搞清楚自己的内心到底想要什么。

如果你实在不知道什么才是重要的,那么不妨想象一个 80 岁的自己,扪心自问:“我会为这件事而感到遗憾吗?”

按照遗憾最小化原则,就能有效排除短期情绪波动的干扰,做出对长期更加有利的决策。对于自己真正热爱的事,我们通常不会因为失败而感到遗憾,但肯定会因为不去努力尝试感到遗憾。

千万不要误把「紧急」当「重要」,要避免把太多的时间花在所谓的「紧急」任务上,这样才能真正掌控自己的时间,提高时间的利用效率。

思维模型就像一张蓝图,我们可以在不同背景下加以运用,以便更好地理解这个世界,正确诠释有用的信息,了解事物的底层规律,给予我们一种可预测的结果。

比如,食谱就是一种最基本形式的思维模型,每一种食材都有其作用,然而食谱并不适用于食品以外的领域。所以,我们需要学习多元思维模型,为各种情况做好准备。

学习和总结 100 种分析思维模型,是一种长期的脑力训练,可以帮助我们提升自己解决问题的能力,让我们保持长期乐观的心态,去面对现实世界的难题,不纠结,不慌张,不焦虑,看得全,看得开,超脱于事物的表面,洞察事物的本质。

为了更好地掌控自己的时间,我把分析思维模型应用到「数据赋能系统」中(阅读原文查看详细介绍),通过感知数据、认知规律、帮助决策和付诸行动,形成一种正向循环。
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