法律合规部，如何好好开会？｜沈悦志

你喜欢开会吗？公司法律合规部如何高效、务实地开好相关会议，达到会议的预期？不论会议为何种形式，这都是会议组织者和参与者特别关心的问题。

本文基于作者的亲身实践和观察，针对“请进来”会议和“走出去”会议两种不同的形式，逐一分享了作为公司法律合规部的法总可以如何谋划好一次收获满满的会议的实务操作要点。

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面对面会议的必要性与紧迫性

作为全球化运作的公司法律合规部，疫情管控期间虽有电邮、电话、视频会议等诸多先进通讯工具助力其与公司各部门、总部法律合规部及其他异法域法律合规部的日常工作沟通与项目协作，然由人类天性与沟通特征决定，面对面线下会议仍然因其全景性、真实性、即时互动性具有其它沟通方式不可取代的价值。此等价值置于三年多未曾谋面的沧海桑田大背景下，便更彰显其必要性。

在必要性之上，虑及中国三年疫情管控期间，国际上针对中国的观察与评论沸沸扬扬，既有客观中肯评论，亦不乏偏见与谬误。因此，与总部及各异法域法律合规部进行面对面会议更具紧迫性。从常理而言，每一位于中国工作的中国区法总或亚太区法总都应想到：海外总部法律合规部与异法域法律合规部很可能会有“三年未见，中国区或亚太区法律合规部情况如何”的疑问，此等疑问若长久得不到应对与回答，则信任会打折扣，从而影响中国区与亚太区法律合规部的行动自由。因此，“请进来”，即邀请总部法律合规部与异法域法律合规部来中国进行工作交流与访问，或“走出去”，即主动去参访总部法律合规部进行工作交流，便显得更加具有紧迫性。

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面对面会议的谋划

高效务实的当代商业公司都有“开会不是目的，开会是高效工作交流协作的手段”这一管理原则。因此，如何高效开会且会后能满带干货，便至关重要。欲达前述效果，谋划是最重要的第一步。

谋划会议首先必须明确会议目的。参之以商业工作逻辑，会议目的一般以务实为主，即主要针对特定事宜、特定问题而举行；少数情况下亦有务虚性质的会议，例如公司发展战略检讨会、公司法律合规部内部如何更好协作。无论是务实还是务虚工作会议，会议目的必须清晰明确。最糟糕但于职业生涯中却并不鲜见的便是：领导在台上开始致词，长篇大论，侃侃而谈，却并未于会议之初明确并强调会议目的以及会议结束必须解决的问题与跟进计划，最终沦为“为开会而开会”。

确定完会议目的，会议谋划者便需基于会议目的，厘清并分解各项会议议程。会议议程常有重（heavy）轻（light）之分。考虑到公司法律合规部无论是“请进来”或“走出去”，与会方皆得付出舟车劳顿且成本（商务舱机票价格）不菲，所以会议议程应该偏重以确保值得前述舟车劳顿与成本；同时，从人类群体集体交流规律而言，重议程的会议会充分激发与会者能量与心智投入，有力保证会议的高互动性与结果导向性。

下一步便是确定与会方。通常而言，会议目的与会议议程决定了会议与会方，然在特定务虚性质的会议中，仍可能需要介入外部律师或专家来提供智识支持。因此，如何安排好外部律师或专家与公司内部讨论议题的衔接，并且充分利用问答环节激发公司法律合规部的讨论与思辨，便非常重要。

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“请进来”会议的谋划实操要点

就位于中国的中国区或亚太区法律合规部邀请总部法律合规部或异法域法律合规部来中国参会，其谋划至少涉及到以下实操要点：

1. 需要实现的会议目的：

是通过会议向总部领导或其他法域法律合规部同事展现团队的工作业绩、能力、未来潜力、挑战与机遇，还是让总部领导或其他法域法律合规部同事更多地了解中国与亚太区？抑或是通过会议增强团队与团队之间彼此的互信与化学反应？等等，诸如此类的目的，一定需要于谋划“请进来”会议之始便明确，区分轻重缓急，并同时将上述目的统一贯彻到位于中国的每一位团队成员。

2. 会议议程：

从商业公司管理的角度，互动式的会议议程对于激发与保持与会者的参与度、注意力及兴奋度都非常有效，所以在会议议程设置上，应该高度注意会议议程的高互动性。具体操作除设置问答环节外，还可以由会议主讲人主动向与会者发问，以激发思辨与讨论。进一步，会议议程的有机与劳逸结合也非常重要。所谓有机，意指几天的会议不能仅局限于当下公司法律合规部“痛点”、“难点”、及“敏感点”、问题的探讨，亦能着眼于长远，对未来立法趋势与执法发展做一些前瞻性思考；不能仅局限于立法执法的分析，还可以通过模拟案例研讨的形式将活力注入会议。所谓劳逸结合，就是会议议程应结合室内会议与室外参访，注重平衡与会者的脑力与体力消耗。

3. 会议的交通与食宿安排：

高效会议对于与会者来说意味着紧凑日程安排下的脑力与体力的巨大消耗，所以对会议组织的交通与食宿安排的若干细节应予以充分考虑与安排。一次会议高效与否的基础在于其内容，然而失败的诱因往往在于糟糕混乱的交通与食宿安排，大意不得。因为虽然不是专业问题，但于总部法律合规部领导或异法域法律合规部那里折射的，却是会议组织方团队的领导力、协调能力问题。

4. 本土法律合规团队的团队协作：

任何一次数日会议的谋划、准备与实施都涉及到千头万绪的工作。如此高复杂度事宜，完全由法总一人担当，根本不现实；必须得发动中国本土法律合规团队，各自基于其能力、兴趣、强项，各司其职。专业能力强的成员可以专门负责会议实体内容的准备，协调能力强的成员则可以聚焦于会议相关的程序性事宜例如交通与食宿安排。

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“走出去”会议的谋划实操要点

与具有一定主场优势的“请进来“会议不同，”走出去“会议，无论是去总部参加全球法律合规部会议，还是去职责辖区内其他异法域视察工作，即便不考虑可能的时差因素，都是一项极大消耗体力、智力的工作。

首先聊聊去总部参加全球法律合规部会议。通常而言，这类会议的时间介于三天与一周。因此，要点在于：

其一，事先提前预览会议议程。哪些议程是自己或自身所辖团队需要去作分享与汇报的，务必充分排练，力争熟稔。其原因在于，许多情势下，总部法律合规领导乃至全球管理层领导直接近距离接触到团队成员的机会，就在此次会议；

其二，对于自己或自身所辖团队不需直接作分享与汇报的议题，亦应充分积累背景智识，准备好相关拟提出的问题，力争确保自身与自身所辖团队的充分参与（full engagement）； 

其三，对于相关会议议程涉及的会议共识与跟进事宜，务必全面准确记录，待会议结束后逐一落实；

其四，充分利用会议前与会议后在总部逗留的机会，尽可能多地安排与相关部门同事的会议。要事先准备好问题与研究，带着自身的看法与观点去参加会议，以确保会议的高效与富有成果性；

其五，充分利用会议中的茶歇与宴会机会，与尽可能多的同事沟通交流，建立起联系乃至信任，以裨益日后工作。所谓“一杯红酒聊一个晚上”的本事是东亚法律合规部专业人士必练的功夫；

其六，前述准备与排练工作亦应贯彻至本土团队的每一位与会成员，以确保于总部法律合规部与全球管理层前充分展现团队活力与能力。

有必要指出，对于中国区法律合规部而言，参加总部会议必然会涉及到对中国问题的讨论。为避免聊天中出现“状况”，可以事先针对若干可能聊到的敏感话题，在本土团队成员内部设定客观、中立及建设性的标准，统一好立场与谈话要点，并分发至本土团队每一位与会成员。

再来聊聊去职责辖区内其他异法域市场工作的要点。视法总与本土法律合规部职责辖区所涉法域而定，此等会议可能会持续数日乃至一周，其要点在于：

其一，仍然是精心准备议程。议程中不仅需要安排与异法域法律合规同事的会议交流，也应涉及到与各线管业务部门与其他职能支持部门例如财务部、人事部等的交流，从而议程的准备，除了了解相关业务部门与职能支持部门的组织架构、工作职责、现状外，更重要的是聚焦业务部门与其他之职能支持部门的涉法涉（合）规问题。可以现场解决的，力争现场解决；不可以现场解决的，应逐一记录，于会议后跟进；

其二，有机结合室内会议与工厂、业务部门参访，即不仅与部门管理者沟通交流，亦通过参访商业实践场域，获得对于公司商业运作的直观认识与体验；

其三，视察当地服务律所，了解双方合作现状与待改进之处，还可以从当地服务律所获得相关法域最新的立法、执法及司法动态；

其四，务必于异法域海外出差会议中全程保持文化敏感性（cultural sensitivity），对于若干敏感性的地缘政治话题，事先做到有准备，有观点，有沟通策略。

此次大会历时九天，感兴趣的朋友可以戳下方图片看看沈老师的会议杂记👇

作者介绍

沈悦志

德国汉高集团北亚区(大中华区、韩国及日本)总法律顾问

德国汉高集团大中华区执行委员会委员

拥有逾二十年的跨国公司法律与合规事务管理经验，曾先后任职于某香港红筹移动通信集团公司、某跨国化妆品企业集团、某世界一流零售集团，积累了丰富深厚的多行业商业智识、商业敏锐度及法律实务经验；任职德国汉高集团至今已逾十五年，期间带领团队处理了数目众多且纷繁复杂的全球性、跨法域及国内的公司重组、业务剥离、并购、合资公司、不动产、雇佣、反垄断、税务、海关、争议解决、政府事务、合规及公司治理等法律事务或项目，业绩获得集团公司管理层一致高度认可。于2015年被Thomson Reuters集团亚洲法律杂志（Asia Legal Business）评选为首届中国最佳总法律顾问之一，其后于2016年-2019年期间连续入选Legal 500 GC Powerlist; 并于2018年与2019年连续被英国Chambers and Partners评为中国最具影响力的总法律顾问之一。

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作者：沈悦志

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