如何写好年度总结PPT？ by 傅一平

Original 傅一平与数据同行 2022-10-16

收录于合集 #职场的思考 60个

到年底了，大家估计都要写年度总结了，但这个PPT不是那么好写，即使只写一两页，也并不是那么容易。

PPT作为呈现业绩的主要方式，是职场人士需要掌握的一个技能，特别是对于管理人士，那就更重要了。

现在讲PPT方法论的很多了，但大道至简，我这里只给你展示一页PPT范例，如果你能理解其精髓，举一反三，那一定能提升自己的职场表现力。

总体来讲，要写好总结PPT，要符合“四个标准”，遵循“两个原则”。这里先讲“四个标准”，即方向准确、标题清晰、架构严谨和描述有力：

1、方向准确

每页PPT的主题内容要跟组织的战略尽量相关，不管你处在什么样的部门，就是在最不起眼的维护等岗位，也要寻找这种相关性，因为如果不是别人关注的，就会弃之如敝履。

很多人的总结PPT写不好，根子不在形式而在方向上，比如你会认为自己在做的工作对于组织很重要，但很多情况不是，这也是OKR在创新领域兴起的原因，即要随时随地保持个人目标与组织目标的一致。

在示例PPT里，快客产品目的是为了让数据直达一线，看起来似乎很普通，不就是开放数据嘛，但只要跟组织的目标匹配，意义就大了，比如这里“网格化改革”属于公司的战略，而为一线减负是这项战略重点关注的内容。

因此，即使你由于各种原因只花了10%的精力在公司重点关注的工作上，那你也只能写这10%，放弃那90%，在PPT上讲苦劳是无力的，而有了放弃的痛，才会更深刻的领会组织的目标，而总结PPT是这种矛盾和冲突的放大镜。

2、标题清晰

每页PPT只能表达一个主题内容，一般用简单明了的标题点明，标题既要有一定的高度，也要有具体内涵，否则会显得空洞无力，比如这里的“百万标签下网格，数智能力到一线”，不仅是有高度的，而且是具体的。

为了降低理解门槛，PPT的标题要能一望而知，即标题中的任何一个关键词，都处在上级的专业认知范围内，或者就是一个常识，任何一个不在领导认知范围内出现的名词都会极大影响其对这页PPT的理解，进而对PPT的内容产生怀疑。

搞过公众号的都知道，坏标题毁一生，这个道理也适用PPT，在PPT页数很多的情况下，能留给领导的往往就是一个清晰的有观点的标题。

3、架构严谨

有了正确的方向和吸引的标题，接下来就要搭建PPT的信息框架，也就是如何更好的展开描述。这个时候就要遵循金字塔原理，即“自顶向下，分层结构，相互独立，完全穷尽”等原则，结构化让人表达事物的时候有逻辑，够全面，而所有的领导都是被结构化思维训练出来的，你需要用PPT的结构化来适应上级的思维方式。

示例PPT遵循了这个原则，基于主题内容，从普及程度、使用规模、取数效率及业务价值4个方面了描述具体的贡献，这些贡献之间还有一定的逻辑关系，比如从用户规模（XX%渗透）到使用规模（增长XX倍），从管理价值（流程缩短）到业务价值（效率提升）。

4、描述有力

信息架构完成以后，需要针对每个模块进行具体描述，要遵循三个原则：

第一，言简意赅的说清楚采用的手段。切忌太技术的语言，这个示例PPT的子模块没讲手段，直接讲效果，那是因为快客产品就是手段，而且唯一，不再重复说明，但一般都要讲，比如下面这个总结PPT，在讲节能的效果时，提到了符号关断、载波关断等创新手段，只讲效果不带手段，一般很难让人信服。

第二，用数据说清楚业务效果。能量化的尽量量化，不能量化的要用其他方式来证明价值，比如获奖，示例PPT的说服力在于全部用数据说话，并且采用比较的分析手段，比如场均业务量提升XX%，而写绝对值一般是没有力量的，除非这个绝对值有特殊的含义，比如双11交易额突破XXX元。

第三，图文并茂让人印象深刻。在描述每个模块具体内容时，一般都辅之于相应的图表说明，一方面人对图形化的表达跟更容易接受，这在进化学上有依据，另一方面有些内容无法用文字表述清楚，描述业务发展过程用趋势图就很合适，再有就是全是文字的表达会让PPT失去美感，因为人皆爱美，否则就不需要艺术了，PPT是一种工作艺术，即使是纯粹形式上的。

以上四个标准可以确保总结PPT在形式上表现完美，也是能在短期内提升的，但大多数人的总结PPT还是难令人满意，因为好的总结PPT还要遵循两个原则，即“说人话，言有物”，这是好PPT的根本，也是最难的。

1、说人话

总结PPT不是给自己看的，而是给别人看的，其需要在有限次接触的前提下解决上下级之间的信息不对称问题，为什么是有限次呢？

因为如果上下级每天都可以见面，那信息不对称问题可以通过频繁的沟通解决，比如你的办公室就在下属座位的旁边，下属有问题直接跑过来跟你讲就可以了，不需要PPT这种东西，但假如下属需要向部门或公司老大汇报，那就需要正式的PPT形式，因为只有有限次机会，留给后续解释的机会不多。

在有限次接触机会中，第一要务就是确保老板能理解，PPT要能切换到老板熟悉的语境。比如给一位业务出身的老板汇报IT技术方案，就要善于用业务的语言表达要做的事情，只讲业务价值，输入和输出，不多讲过程。

但即使你知道了切换语境的道理，也不代表就能写好，因为要从你的语境自由切换到老板的语境，前提是对PPT的内容有本质的理解，但你写在PPT上的内容，不管是你做的，或者是你让别人做的，不一定都是你真正理解的，没有真正理解就很难切换语境换种说法。

有点能力的老板，一般都会有些完美主义的倾向吧，比如对不懂的东西刨根问底，这让不求甚解的下级管理者很不适应。

2、言有物

如果你做到了以上所有，仍然写不出领导需要的效果，那大致有三个原因：

第一，你做了很多事情，但的确不善于总结，所谓的做了100分的工作，但仅写出了20%的成果，但这种情况其实不多，怀才不遇其实很少。

第二，你认为自己做了很多事情，但由于格局太小，比如都是螺丝钉的工作，因此总结出来的效果很难上得了台面。

第三，的确没做出什么值得show的工作，比如日复一日的取数。